Qu’est-ce que la
supervision de réunions ?
C’est un accompagnement collectif réalisé par un coach en temps réel, c’est-à-dire pendant la réunion.
Il a pour but d’aider les équipes à rendre leurs réunions plus efficaces.
Le rôle du coach est assez proche de celui d’un entraîneur sportif : il observe l’équipe jouer et intervient régulièrement pour effectuer des « réglages » et augmenter la performance collective.
Quels sont les bénéfices pour votre équipe ?
La supervision de réunions offre plusieurs bénéfices pour votre équipe :
Amélioration des échanges
Un climat d’échange respectueux et ouvert, favorisant une collaboration productive et bienveillante.
Prise de décision
Des décisions et des actions précises, établies en fin de réunion pour un suivi clair et efficace.
Gain de temps
Des réunions plus courtes et mieux structurées, permettant une optimisation de votre temps de travail.
Réduction du stress et des frustrations
Une perception des réunions comme utiles et bien structurées, diminuant ainsi les tensions.
Engagement accru
Chaque participant comprend son rôle et ses contributions pour
maximiser son impact sur le collectif.
Prise de conscience des pratiques actuelles
Conscientisation des bonnes pratiques et des comportements limitants pour des progrès rapides.
Ancrage durable des apprentissages
Le coaching en direct et la répétition des sessions ancrent durablement les nouvelles pratiques.
Solution peu coûteuse et efficace
Avec un retour sur investissement rapide grâce à un coaching effectué en temps réel.
La supervision de réunions est-elle pertinente pour votre équipe ?
La supervision de réunions est très pertinente dans les cas suivants :
- Nombre important de réunions : pour tirer un maximum de chaque réunion, en optimisant le temps et les décisions.
- Problèmes de communication entre les membres : manque de clarté dans les échanges, interruptions fréquentes, absence d’écoute, malentendus, etc.
- Réunions jugées peu productives : réunions trop longues ou mal structurées, sans objectif précis ni prise de décision en fin de session.
- Tensions ou rivalités entre certains membres : conflits non résolus ou tensions interpersonnelles qui nuisent à la collaboration et au climat général.
- Manque d’engagement des participants : membres de l’équipe peu impliqués, qui ne voient pas l’intérêt des réunions, ou qui y participent de manière passive.
- Difficultés de prise de décision : processus de décision confus ou contesté, avec des discussions qui tournent en rond sans aboutir à des actions concrètes.
- Équipes nouvellement constituées : besoin de mettre en place dès le départ des habitudes de réunion efficaces et de renforcer la cohésion.
- Turnover élevé : stabiliser les pratiques et garantir une continuité dans les méthodes de réunion malgré des changements fréquents de personnel.
Comment cela se déroule-t-il concrètement ?
Détermination des objectifs
Entretien entre le manager et le coach pour cerner les besoins et fixer des objectifs précis.
Observation et diagnostic
Le coach observe une réunion pour mener son propre diagnostic et proposer des objectifs complémentaires le cas échéant.
Coaching en direct
Le coach intervient de manière subtile et régulière pendant la réunion
pour guider les échanges. Cela se fait sur 4 à 6 réunions d’équipe, idéalement une fois par mois. Le plus souvent en présentiel, mais nous intervenons aussi pour les réunions menées en visioconférence.
Débriefing et recommandations
En fin de séance, le coach anime un débriefing avec l’équipe pour ancrer les apprentissages et conscientiser de forts points de vigilance.
En fonction des besoins, l’accompagnement peut être prolongé pour ancrer les bonnes pratiques.
Quelles sont les modalités de participation ?
Nombre de participants
Recommandé pour des réunions de 5 à 15 participants afin de
permettre une observation et un accompagnement efficaces.
Conditions
Il est important que tous les membres de l’équipe concernés participent aux réunions pour garantir une continuité dans la dynamique.
Quel est le rôle du manager dans ce processus ?
Le manager joue un rôle clé dans la démarche.
- Il fixe les objectifs
- Il motive ses collaborateurs à s’engager dans cet accompagnement collectif
- Il applique les recommandations pour instaurer des changements pérenne
Comment cette activité est-elle personnalisée pour votre équipe ?
Chaque séance de supervision est ajustée en fonction des spécificités de votre équipe et des objectifs fixés. Les axes de travail concernent régulièrement la prise de décision, de clarifier les rôles, ou de mieux gérer les conflits.
Prêt(e) à rendre vos réunions plus efficaces ?
Profitez d’une supervision professionnelle pour optimiser les échanges et générer des décisions concrètes.
Contactez-nous pour découvrir comment dynamiser vos réunions au service de la cohésion et de la
performance d’équipe.
